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Formula semplice in 7 passaggi per e-mail di assistenza clienti di prim’ordine

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L’assistenza clienti non può essere un ripensamento in un business online di successo.

Il modo in cui rispondi ai clienti avrà un impatto enorme su ogni metrica importante che apprezzi. Un buon servizio clienti ha molti vantaggi oltre all’idea ovvia che si dovrebbero mantenere le buone maniere di base e l’etichetta di posta elettronica. In senso materiale, un buon servizio clienti ti porterà benefici immediati come:

  • Maggiore ritenzione
  • Tasso di rimborso ridotto
  • Maggiore fedeltà
  • Aumento del valore per il cliente a vita
  • Aumento dei referral positivi
  • Aumento dell’immagine del marchio

Praticare un’assistenza clienti di qualità non è difficile, ma molte aziende sembrano provare a “farcela”. Non voglio che tu lo faccia. Quindi, in questo post sul blog, condivido i 7 passaggi inclusi in ogni singola email di assistenza clienti che il mio team invia.

Se ti assicuri che ogni email controlli le caselle sottostanti, otterrai tutti i vantaggi sopra menzionati!

1: Sii gentile (sempre)

La gentilezza può essere difficile quando si lavora con l’assistenza clienti, ma è obbligatoria. Indipendentemente da quanto sembri turbata la persona dall’altra parte, stabiliamo il tono e non lo eguagliamo mai.

2: Personalizzato

Usa il loro nome (scritto correttamente) nei saluti quando applicabile. L’ultima cosa che vuoi fare è farti sembrare una risposta automatica. A volte un semplice saluto casuale o un addio lo mostra al cliente.

a.) Sei lì per loro e sei presente per affrontare eventuali problemi che hanno.

b.) Ti preoccupi abbastanza dei tuoi clienti da dare loro un supporto personale.

3: Completo

Fai sempre del tuo meglio per affrontare completamente tutti i problemi che portano alla tua attenzione quando rispondi a dette e-mail. Non c’è niente di più frustrante delle risposte incomplete nelle e-mail e i tuoi clienti saranno grati per risposte chiare e concise.

4: magra

C’è una linea sottile tra “completo” e troppi dettagli. Sebbene sia meglio peccare per fornire troppe informazioni, il cliente vuole semplicemente che le cose vengano sistemate. Non costringerli a leggere un romanzo nel processo.

Tienilo Breve, dolce e al punto

Mai aperto finito

Fai sapere al cliente che sei in giro per il supporto, ma evita di terminare un’e-mail in un modo che richieda al cliente di rispondere.

Invece di dire qualcosa come “In quale altro modo posso aiutarti?”

Tentativo Non esitate a contattarci per ulteriori domande”

Quel tipo di dichiarazione di chiusura comunica il fatto che sei lì se hanno bisogno di qualcos’altro senza costringerli a rispondere con un “Sì” o “No”.

Chiudi con gratitudine

Fai sapere loro che li apprezzi come cliente (o potenziale cliente). I clienti ti rispetteranno se tu rispetti loro; è solo psicologia umana di base. È sempre importante ricordare l’essere umano dietro lo schermo come qualcosa di più di una potenziale vendita.

tempestivo

Assicurati che le e-mail dell’assistenza clienti ricevano risposta il più rapidamente possibile (entro limiti ragionevoli). Rispondere entro 1 giorno lavorativo è standard, ma con la squadra giusta in atto, puoi battere questo.

Inoltre, per risparmiare tempo a te stesso e ai tuoi clienti, è una buona idea salvare alcuni modelli per le domande comuni che potresti incontrare. Assicurati che siano personalizzati, ovviamente, ma avere modelli può essere un grande risparmio di tempo.

Inoltre, non rendere casuale la tua pagina di supporto professionale @gmail indirizzo. Un’e-mail professionale con il tuo sito Web nell’indirizzo aumenta notevolmente la fiducia e la credibilità tra i tuoi partner e clienti.

È molto più difficile fidarsi dell’indirizzo e-mail personale di Old Macdonald [email protected], che fidarsi della sua raffinata email aziendale [email protected]

E il gioco è fatto; 7 regole per un servizio clienti di prim’ordine nel mondo delle email.

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