Nsn sei pronto per iniziare ad assumere liberi professionisti o dipendenti a tempo pieno, avrai alcune domande importanti a cui rispondere.
- Come traccerai con precisione il loro tempo?
- Come ti assicurerai che vengano pagati in tempo?
- Come ti assicurerai che stiano lavorando?
Hubstaff mira a rispondere a tutti e tre questi.
In questo articolo, io (Carol Dunlop) esaminerò Hubstaff da un potenziale membro del team. Quindi, Nate aggiungerà la sua prospettiva di proprietario/gestore utilizzando Hubstaff per tenere traccia del mio tempo.
Vedrai com’è usare Hubstaff da due diverse prospettive.
Carol Dunlop (me) Marketing freelance per EntreResource.com (traccia le proprie ore con Hubstaff).
Nate McCallister, proprietario EntreResource.com (gestisce il libro paga con Hubstaff)
Prima di approfondire, voglio fare una distinzione di cui è molto importante che tu sia consapevole.
Hubstaff è fatto principalmente per consentire alle aziende di tenere traccia del tempo, dell’attività e della produttività di dipendenti. Tuttavia, può essere sicuramente utilizzato per tenere traccia del tempo per qualsiasi tipo di lavoratore, siano essi dipendenti o appaltatori indipendenti.
OK, ora che l’abbiamo tolto di mezzo, entriamo nel modo in cui Hubstaff mantiene Nate e io in linea e sincronizzati quando si tratta di portare a termine il lavoro.
Cos’è Hubstaff?
Per loro stessa definizione, Hubstaff è un servizio per Aziende in crescita che vogliono ottenere di più. Oltre 8.000 agenzie, società di sviluppo, siti di e-commerce, studi legali, società di costruzioni e startup utilizzano Hubstaff per massimizzare la produttività.
Hubstaff tiene traccia del tempo di lavoro dei membri del team e consente a te, amministratore/proprietario, di monitorare su cosa lavorano.
Tiene traccia dei siti Web e delle applicazioni visitati dai membri del team. Tiene anche traccia di quanto tempo ogni membro trascorre su un particolare progetto, oltre a tenere traccia di quanto tempo è dedicato all’intero progetto da tutti i membri del team.
Hubstaff raccoglie quindi tutti i dati e crea report individuali per ciascun dipendente che possono essere visualizzati dai proprietari e dal membro del team.
Il servizio può creare automaticamente una fattura per i tuoi clienti in base alle ore totali spese su un progetto.
Prezzi Hubstaff
Hubstaff ha un prezzo ragionevole.
Esiste un piano gratuito che consente l’accesso a un singolo utente.
Con uno qualsiasi dei piani, puoi aggiungere clienti e consentire loro di monitorare l’avanzamento del loro progetto, se lo desideri.
Se non riesci a decidere quale piano funzionerà meglio per te, scegli la prova gratuita di 14 giorni. Durante la prova, puoi passare da un piano all’altro per verificarli.
Le differenze nei piani sono il livello di monitoraggio che puoi fare, il numero di integrazioni che ottieni e l’aggiunta della funzione di gestione dei turni per i proprietari.
Versatilità multipiattaforma
Hubstaff è disponibile per Mac, Windows, Linus e iOS.
Un proprietario può visualizzare i progressi del team da qualsiasi luogo utilizzando le app di Hubstaff (disponibili su Apple e Google Play).
Sul desktop
Il client desktop è essenziale per il monitoraggio del tempo. Puoi usarlo per avviare e interrompere manualmente il monitoraggio e per tenere traccia delle tue cose da fare.
Sull’app mobile
Tramite l’app mobile, puoi tenere traccia delle posizioni GPS dei membri del team sia dai proprietari che dai membri del team.
Come membro del team, puoi anche tenere traccia delle attività offline come telefonate e riunioni.
In qualità di proprietario, puoi utilizzare l’app per dispositivi mobili per rivedere i fogli presenze, vedere chi sta lavorando in un determinato momento e modificare le impostazioni dell’amministratore.
Monitoraggio dei membri del team
L’attrazione principale per l’utilizzo di Hubstaff è il monitoraggio delle attività dei membri del team.
In qualità di imprenditore, soprattutto se utilizzi team remoti, non puoi visualizzare il desktop di ciascun membro del team o passare con il mouse sopra la loro spalla.
Con Hubstaff, hai la possibilità di entrare in modalità “Grande Fratello”. Puoi facilmente visualizzare schermate di ciò su cui stanno lavorando i membri del team.
Hubstaff acquisisce screenshot del desktop del membro del team a intervalli casuali fino a tre scatti all’ora. C’è un’impostazione di sfocatura che può essere abilitata in modo da non poter vedere le informazioni sensibili, ma puoi comunque vedere se ciò che stanno facendo è in funzione o meno.
Ero un po’ preoccupato per la privacy quando ho letto degli screenshot. Nate e io ne abbiamo discusso e ho deciso che avrei lavorato solo su attività relative a Entreresource durante le sessioni registrate. Sembra un gioco da ragazzi. Ma con tutte le distrazioni che abbiamo al giorno d’oggi, oltre alla tentazione di deviare dalla rotta per “fare il check-in” sui miei social media o siti personali, ho sentito che questa era la cosa giusta da fare. In questo modo è molto più facile quando invio la mia scheda attività. Non devo preoccuparmi che vengano visualizzati siti in cui non avrei dovuto essere in quel periodo.
Monitoraggio della produttività
Hubstaff monitora anche la produttività dei membri del team. Sebbene non registri i tasti premuti, calcola la frequenza di utilizzo del mouse e della tastiera. Questo ti dà una percentuale di valutazione della produttività che viene registrata sulla dashboard e viene mostrata con ogni screenshot.
All’inizio non capivo cosa significasse il numero percentuale. Scrivo i miei articoli (in realtà tutto) a mano libera e poi li trasferisco su un elaboratore di testi. Questo fa sembrare la mia produttività bassa a volte, ma l’ho spiegato a Nate e a lui andava bene.
Tracciamento GPS con Hubstaff
Il tracciamento GPS è una funzionalità che può essere utilizzata dai proprietari che impiegano membri del team che viaggiano da un luogo all’altro (agenti immobiliari, fornitori di servizi, tecnici, ecc.).
In qualità di amministratore, puoi visualizzare quali dipendenti si trovano in quale posizione e vedere il loro tempo trascorso e il lavoro svolto.
Questa funzione non si applica a me poiché lavoro dal mio ufficio a casa. Viaggiare non fa parte dei miei doveri.
Fatti pagare con Hubstaff
Una delle prime cose a cui Nate e io ci rivolgevamo era come sarei stato pagato. Hubstaff integra il sistema di monitoraggio con il proprio sistema di pagamento.
Fondamentalmente, tutto ciò che il membro del team deve fare è avviare e fermare il timer. Il sistema calcola il tempo lavorato e trasferisce i calcoli alla scheda attività.
L’amministratore può impostare il numero massimo di ore che possono essere lavorate per la settimana. Una volta raggiunto il limite, il membro del team non verrà pagato per ulteriori ore lavorate.
Puoi impostare i pagamenti automatici o scegliere di eseguirli manualmente.
Adoro questa funzione di scheda attività/pagamento. So ogni volta che accedo quanto tempo ho già lavorato e quanto tempo mi resta prima di raggiungere il massimo. Una volta che ho completato il mio tempo per la settimana, invio la mia scheda attività, Nate la approva e vengo pagato. È stato anche facile impostare i pagamenti poiché Hubstaff utilizza Paypal.
Il motivo principale per cui utilizzo Hubstaff è che posso pagare per il lavoro svolto correttamente. Il libero professionista o il dipendente è in grado di vedere esattamente dove hanno trascorso il tempo e esattamente quanto verranno pagati, quindi non ci sono sorprese al momento del pagamento.
Tuttavia, all’inizio ho avuto qualche grattacapo nell’integrare Hubstaff con PayPal, ma ciò era dovuto a PayPal, non a Hubstaff.
Integrazioni di app per Hubstaff
Sebbene io e Nate non abbiamo ancora integrato alcuna app, Hubstaff può lavorare con altre applicazioni per aumentare la produttività.
Due delle mie app di produttività preferite, Asana e Trello sono nell’elenco di integrazione.
Per quanto riguarda la privacy
Hubstaff monitora l’attività dei membri del team. Una volta capito questo, sei a posto.
Avere una conversazione con i membri del tuo team prima di chiedere / dire loro che utilizzerai questo software farà molto per favorire una buona relazione lavorativa.
Non mi dispiace il monitoraggio o gli screenshot. Nate mi ha assunto per fare un lavoro e questo software mi aiuta a rimanere in pista e al lavoro. Lo elimina anche dal doversi chiedere cosa sto facendo o su cui sto lavorando durante il periodo in cui mi paga.
Questa funzione è ottima, ma l’ho controllata solo una o due volte per assicurarmi che funzionasse. Lavoro solo con persone di cui mi fido, quindi non mi vedo bisogno di questa funzione oltre a una prima settimana di lavoro dei dipendenti solo per assicurarmi che stiano lavorando sulle cose giuste.
Cosa manca a Hubstaff
Sebbene Hubstaff copra molto terreno con il monitoraggio e il monitoraggio delle attività dei membri del team, può essere necessario apportare alcune modifiche.
Assistenza clienti
Tutti i rapporti che ho letto durante la ricerca per questo articolo dicevano che il servizio clienti di Hubstaff era buono, anche se un po’ lento. Il più grande fastidio è che non hanno un numero di telefono dedicato al servizio clienti. Usano la chat, il loro portale di supporto online e un sistema di ticketing per i servizi di supporto.
Hanno sede in Indiana, ma il loro team è remoto al 100%. Forse non vogliono il fastidio di cercare di coordinare i fusi orari?
Non ho ancora avuto problemi che non possono essere risolti tramite una delle loro tre opzioni di supporto.
Il loro supporto è stato rapido quando ho avuto problemi con la sincronizzazione di PayPal inizialmente. Fortunatamente non ne ho avuto bisogno oltre a quello!
Dirigersi verso la distrazione
Come ho detto prima, è molto facile distrarsi durante il tempo in cui dovresti lavorare. Colpevoli come i social media e la partecipazione alle attività personali possono far deviare i membri del team.
Avere un pop-up che ti chiede se stai ancora lavorando sull’attività corrente può riportarti alla realtà.
Hubstaff ha una funzione “Idle Timeout” che ti avvisa quando sei stato inattivo per 10 minuti o più. Hai 3 scelte su come gestire l’avviso:
- Tienilo elencato come tempo di inattività
- Continua o interrompi il lavoro
- Riassegnare il tempo di inattività a un’attività
Il timeout di inattività non viene visualizzato automaticamente, attende fino a quando non sei stato inattivo e poi quando muovi il mouse te lo chiede. Questo può essere gestito meglio se è apparso a intervalli regolari.
La mia opinione generale su Hubstaff
Mi è piaciuto molto lavorare e utilizzare Hubstaff. L’unico problema che ho avuto sono i frequenti aggiornamenti del software che impiegano un’eternità (sembra) per scaricare, installare e ripristinare. Ma sembra sempre funzionare meglio una volta completato l’aggiornamento.
- L’applicazione desktop è leggera e non interferisce con altri processi.
- Avviare e fermare il timer è tutto ciò che devo fare per essere pagato.
- Tracciare il mio tempo è semplicissimo.
- Inviare la mia scheda attività è semplice e veloce.
- Affidabile e preciso
- Relativamente conveniente rispetto ad altre opzioni
- Si integra con software di terze parti di grandi nomi come Trello, Freshbooks e altro.
- Facile da navigare dal giorno #1
L’unico CONTRO che ho in questo momento sono i frequenti aggiornamenti che tolgono tempo al funzionamento effettivo.
Non vedo problemi con il software stesso. L’unica area che può destare preoccupazione è il monitoraggio dell’attività. Questo potrebbe smorzare il morale e dare la sensazione che non ti fidi della tua gente. Fortunatamente, puoi disattivarlo o abbassare notevolmente la frequenza se lo desideri.
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