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L’enorme potere dell’esternalizzazione di piccoli compiti

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Durante i miei anni di college altamente impressionabili, ho letto un libro di David Allen intitolato “Fare le cose: l’arte della produttività senza stress”. Il libro è fantastico, ma c’era un concetto che ho imparato che quando applicato, in realtà ha avuto un impatto negativo sulla mia attività.

Il concetto era questo, “se ci vogliono meno di due minuti, fallo ora.

“Brillante!”

Ho pensato…

Questo sarebbe l’ultimo trucco per distruggere la procrastinazione.

Il metodo ha funzionato incredibilmente bene durante il college.

  • Se avevo bisogno di inviare un’e-mail a un insegnante, l’ho fatto immediatamente.
  • Se avevo bisogno di preparare un pranzo, l’ho fatto immediatamente.
  • Se avevo bisogno di passare i panni dalla lavatrice all’asciugatrice, l’ho fatto subito.

L’approccio ha funzionato ed è diventato qualcosa che ho continuato a seguire per il resto dei miei 20 anni.

Le cose però sono cambiate quando ho iniziato a lavorare per me stesso a tempo pieno.

Più le mie attività crescevano, più questi “lavori di 2 minuti” si accumulavano.

Me ne sono reso conto, ma ho pensato: “Non è davvero un grosso problema… anche se ho 50 di quelle piccole cose da fare, sono comunque solo 100 minuti su una giornata lavorativa minima di 6 ore”.

Facile peezy… ho pensato.

  • Se un cliente ha inviato un’e-mail, ho risposto nel secondo in cui l’ho vista (supponendo che non richiedesse più di 2 minuti).
  • Se un follower ha lasciato una domanda su un video di YouTube, ho risposto immediatamente.
  • Se una pagina di un sito web aveva un piccolo errore di battitura, l’ho corretto immediatamente.

Quello che non mi rendevo conto però era l’impatto di ricaduta di questi “piccoli compiti”. Era molto più dei 2 minuti che stavo perdendo. Era il livello di concentrazione e il lavoro profondo che stavo sacrificando.

Nelle mie attività, la concentrazione è un bene prezioso. Senza di essa, non posso fare un lavoro veramente significativo e creativo.

Sono un creatore.

Sebbene le mie attività siano cariche di innumerevoli attività tecniche e amministrative, è la mia capacità di creare cose che dà loro uno scopo.

Solo quando ho letto di più sulla produttività e sulla concentrazione mi sono reso conto di un enorme errore nella “regola dei 2 minuti” della priorità delle attività.

Nota: Ringrazio Cal Newport e il libro “Deep Work” per avermi aperto gli occhi su questo…

Ho imparato che, in media, ci vogliono circa 25 minuti per tornare completamente mentalmente da una distrazione (fonte).

Piccoli compiti stavano effettivamente portando a grandi interruzioni di messa a fuoco. Farli da solo significava “riavviare l’orologio” regolarmente per tornare in uno stato profondo di lavoro con una messa a fuoco ottimale.

La prima volta che l’ho letto ho pensato: “Wow, che esagerazione… mi distraggo innumerevoli volte al giorno ma torno rapidamente a concentrarmi”.

Ho iniziato a chiedermi però: “Penso di essere abbastanza produttivo ora, ma cosa potrebbe succedere se questa ricerca fosse anche solo lontanamente vera e sto lavorando in un costante stato di lieve distrazione. E se raramente ne ricevessi? vero ‘lavoro profondo’ fatto?”

Se quel concetto fosse tracciato nel tempo e venissi interrotto SOLO UNA VOLTA all’ora, la mia produttività sarebbe simile a questa…

Grafico dell'impatto delle distrazioni sulla concentrazione e sulla performance

Ciò significherebbe che per ogni ora che ho lavorato, solo il 58% era in uno stato di massima messa a fuoco!

Oh, e questo presuppone che la mia mente sia persino in una posizione per una messa a fuoco profonda. Sfortunatamente non funziona come il grafico sopra, questo è solo un esempio approssimativo con “tutte le cose sono considerate uguali”.

In realtà, non abbiamo menti fisse che sono sempre pronte a concentrarsi quando diamo loro spazio per lavorare.

Alcuni giorni, potrei aver bisogno del 100% di dedizione a un compito solo per fare qualcosa mentre in altri giorni, potrei buttare giù 10.000 parole in un paio d’ore mentre bevo 3-4 birre mentre lo faccio.

Anche se i 25 minuti sembravano un’esagerazione generosa per lo studio, 1 distrazione all’ora era incredibilmente generosa per la mia realtà. Li stavo sperimentando diverse volte all’ora, non solo una volta come mostrato nel grafico.

Se questo studio è vero anche solo in parte, i miei massimi livelli creativi non sarebbero quasi mai raggiunti in una normale giornata di lavoro.

L’idea di sbloccare questo livello elevato di creatività ed efficacia mi ha forzato la mano. Era giunto il momento di esternalizzare ogni piccolo compito a cui riuscivo a pensare.

Quindi, ho fatto un elenco delle “attività di 2 minuti”, che avevano valore ma potevano essere svolte da qualcuno che non ero io.

  • Email di supporto
  • Pubblicare sui social media
  • Rivedere le mie varie metriche web
  • Pagare le bollette
  • Pianificazione delle chiamate
  • Lettura di testi

L’elenco è andato avanti all’infinito.

Se non richiedeva di creare o guidare la direzione generale delle mie attività, volevo che fosse nelle mani di qualcun altro.

Non è che non sia stato nemmeno in outsourcing prima. In effetti, spendo $ 10 o $ 1.000 ogni anno assumendo esperti, liberi professionisti e agenzie per compiti di alto livello.

Era solo che stavo facendo un lavoro terribile per togliermi le piccole cose dal piatto.

Quindi, ho ottenuto un nuovo spazio ufficio, totalmente privo di distrazioni e ho deciso di abbandonare per sempre le piccole cose.

Ho assunto mio fratello (studente universitario locale) per lavorare per me dal lunedì al venerdì per gestire tutte le attività amministrative e di supporto.

Sono esattamente dove voglio essere con questo ancora? No, certo che no, probabilmente non ci arriverò mai e va bene. Non ho bisogno della perfezione, adoro il fatto di aver identificato un modo per migliorare ogni giorno.

Da quando ho scaricato la maggior parte dei miei piccoli compiti, il mio output creativo è notevolmente migliorato.

Ho appena finito questo articolo, ad esempio, in 2 ore senza una sola distrazione.

Ti sfido a fare lo stesso (se non l’hai già fatto). Anche se sono piccoli passi alla volta e solo $ 10 a settimana. Fai progressi verso la rimozione dei piccoli compiti dalla tua vita in modo da poterti concentrare interamente su quelli più grandi.

Quali sono le piccole cose che puoi esternalizzare? Dimmelo nei commenti!

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